Un CRM para asesorías es un programa que guarda a cada cliente con sus obligaciones fiscales, laborales y contables, y que avisa de lo que vence antes de que se pase el plazo. Un CRM genérico trata a todos como compradores. Una asesoría trata a cada uno como una cartera de trámites que se repite cada trimestre, según su forma jurídica.
Por ejemplo, un autónomo que presenta el IVA 4 veces al año y una sociedad con nóminas cada mes no se gestionan igual. Además, cada uno entrega los papeles por un canal distinto: una foto enviada desde WhatsApp Business, un correo con facturas o una carpeta compartida. Un CRM a medida reúne todo en una sola ficha, con los campos de tu despacho y no los de una tienda, y avisa al equipo cuando falta algo con 10 días de margen.
¿Qué necesita una asesoría de un CRM que un programa genérico no da?
Una asesoría necesita controlar obligaciones recurrentes, no ventas puntuales. Un programa genérico solo entiende de oportunidades que se ganan o se pierden. En tu despacho el cliente que firma sigue contigo años, y lo importante empieza después de la firma, según el volumen de trámites de cada mes.
En la práctica, hay tres tipos de información que los programas de suscripción suelen tratar mal:
- El calendario de presentaciones de cada cliente, que cambia si es autónomo, sociedad o comunidad de bienes.
- La documentación que falta, como facturas del trimestre, extractos o contratos de trabajo.
- La persona del equipo que lleva cada expediente, porque un cliente con 15 trámites al año no puede hablar con cuatro compañeros distintos.
Además, los clientes escriben desde WhatsApp Business a cualquier hora. Un mensaje a las 21:00 preguntando si llegan a tiempo se pierde entre 100 mensajes de la bandeja. En una asesoría de 120 clientes, la ficha propia permite ver qué falta antes de llamar.
¿Qué campos y etapas tiene la ficha de un cliente de asesoría?
La ficha de un cliente de asesoría es un registro con datos que ningún formulario estándar pide: forma jurídica, régimen de IVA, periodicidad de las presentaciones y si el despacho lleva la parte laboral, la contable, la fiscal o las tres. Con esos campos, el equipo filtra en segundos a los 60 clientes que presentan trimestralmente.
Las etapas del embudo también cambian. Para un cliente nuevo pueden ser consulta inicial, propuesta de honorarios, alta documental y cliente activo. Para un trámite suelto, como una declaración de la renta, sirven otras: documentación pendiente, en preparación, pendiente de firma y presentada.
Por ejemplo, la ficha puede guardar 1) el histórico de 12 meses de cada trámite, 2) el motivo por el que un posible cliente rechazó los honorarios y 3) las notas de la última llamada. Además, las reuniones se agendan con Google Calendar y cada nota queda con la fecha y la persona que la escribió.
¿Cómo se controlan los vencimientos y la documentación pendiente?
Un aviso de vencimiento es un mensaje que sale de la propia ficha cuando se acerca una presentación y falta documentación. El sistema 1) calcula cuántos días quedan y 2) escribe al cliente por WhatsApp. El equipo deja de perseguir facturas con una hoja de cálculo y un recordatorio en el móvil, según el calendario de cada cliente.
Imagina que tu despacho lleva 150 clientes con IVA trimestral. Diez días antes del cierre, el sistema detecta cuáles no han enviado facturas y les escribe mediante WhatsApp Business con una plantilla aprobada por Meta, porque pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente WhatsApp solo permite plantillas. Cada respuesta con un archivo se guarda en su ficha.
Además, se pueden construir avisos de renovación para cuotas de autónomos, certificados digitales o fin de contratos laborales temporales. La asesoría decide qué avisos quiere y con cuántos días de margen. Lo viable se ve en la videollamada, según cómo trabajes hoy.
¿Qué puede hacer la IA en una asesoría sin sustituir al equipo?
La IA de WhatsApp es un asistente que contesta dudas repetidas, recoge documentos y agenda llamadas, sin dar asesoramiento fiscal. Un cliente pregunta a las 22:30 qué documentos necesita para dar de alta a un empleado, y el asistente responde con la lista que tu despacho haya definido. Si la consulta es delicada, pasa la conversación a una persona.
El asistente funciona con el número de WhatsApp de siempre. Con la coexistencia, el despacho mantiene su app de WhatsApp Business mientras la IA contesta por la API oficial, y el equipo puede entrar en cualquier conversación.
Por ejemplo, un posible cliente escribe un sábado pidiendo presupuesto para llevar su sociedad. El asistente recoge 1) la forma jurídica, 2) las facturas al mes y 3) si hay empleados, y agenda una cita con Google Calendar para el lunes. Según Harvard Business Review, en un estudio de 2011 con 2.241 empresas, la respuesta media a un lead tardaba 42 horas. Un lead es alguien que ha pedido información.
¿Con qué programas se conecta y qué se construye a medida?
Un CRM para asesorías se conecta con el programa de contabilidad o de facturación que ya usa el despacho, para no escribir los datos dos veces. La conexión depende del programa y se confirma en la videollamada. La cartera de partida se puede importar desde Excel, según el caso.
Además, se puede construir lo siguiente:
- Permisos por rol, para que el administrativo vea la documentación y el socio vea también los honorarios.
- Presupuestos y facturas de honorarios en un clic desde la ficha.
- Un portal para que el cliente suba sus facturas en 5 minutos sin enviarlas por correo.
- Informes de cuántos clientes entran, cuántos aceptan honorarios y cuántos se dan de baja en 30 días.
Los datos están en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor. Importa porque una asesoría custodia información económica de terceros y cumple el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
¿Cómo se empieza con un CRM para asesorías a medida?
Se empieza rellenando el formulario de contacto y haciendo una videollamada de 45 minutos, sin compromiso. Un CRM a medida es un proyecto cerrado: te enseñamos el sistema funcionando con un caso de 150 clientes parecido al tuyo, con una ficha de vencimientos, un aviso por WhatsApp Business y la agenda de Google Calendar. Después te pasamos una propuesta cerrada.
Antes de la llamada conviene preparar tres cosas: 1) cuántos clientes llevas y de qué tipo, 2) qué programa de contabilidad usas y 3) qué trámite te hace perder más tiempo cada trimestre. Con eso, la propuesta se ajusta a tu despacho y no a una plantilla.
Para entender el marco general puedes leer qué es un CRM a medida y cómo lo viven los despachos de abogados. Si quieres verlo con tu cartera delante, pide la videollamada de 45 minutos sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuántos clientes compensa un CRM a medida en una asesoría?
Un CRM a medida es una buena opción cuando pierdes tiempo en perseguir documentos y recordar vencimientos. Si llevas 30 clientes y todo cabe en una hoja de cálculo, quizá no te haga falta todavía. Si llevas más de 100 y varias personas tocan los mismos expedientes, los errores empiezan a costar, según el caso.
Por ejemplo, una factura que llegó desde WhatsApp Business y nadie archivó. Hay tres señales de que ya compensa: 1) más de 10 consultas a la semana por mensaje, 2) vencimientos que se te escapan y 3) documentos repartidos entre el correo y el móvil. Además, se puede empezar por una parte, como los avisos de documentación, y ampliar después. En la videollamada de 45 minutos se ve, sin compromiso, si es tu caso y también cuándo no lo es.
¿Puede la IA contestar a mis clientes sobre sus impuestos?
La IA es un asistente que responde dudas operativas y repetidas, como qué documentos llevar, en qué plazo o cómo pedir cita. No sustituye al asesor en una consulta fiscal o laboral concreta. En la práctica, tú defines qué temas puede contestar y cuáles pasan a una persona del equipo, según el caso.
La normativa europea de IA pide transparencia, así que el cliente sabe que habla con un asistente. Por ejemplo, si pregunta por una sanción, el asistente no opina: recoge los datos, avisa al responsable en 1 minuto y deja la conversación marcada. Además, cada intercambio de WhatsApp Business queda guardado en su ficha del cliente, con 100 mensajes o con 10, y el equipo ve 1) qué preguntó el cliente, 2) qué respondió el asistente y 3) qué falta por hacer.
¿Qué pasa con los datos de mis clientes y el RGPD?
Los datos son tuyos y viven en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor. Con permisos por rol, cada persona del despacho ve solo lo que necesita: por ejemplo, el administrativo no ve los honorarios y cada responsable ve su cartera de 40 clientes, según cómo lo definas.
Además, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) pide más cuidado con ciertos datos, como los de salud que aparecen en una baja laboral. Por eso se pueden construir campos con acceso restringido. Por último, se acuerda contigo cómo conservar o borrar los datos cuando un cliente se da de baja. Si la AEPD te pide explicaciones, puedes enseñar 1) quién accedió, 2) cuándo y 3) a qué ficha. Las copias diarias cifradas permiten recuperar un expediente borrado por error.