Un CRM para empresas de reformas es un programa que sigue cada vivienda desde la primera foto del baño hasta la última revisión tras la entrega, con visitas, presupuestos y gremios en la misma ficha. Un programa genérico solo ve a un comprador. Una reformista ve una obra con 1) dirección, 2) metros, 3) fases y 4) permisos, y cada obra tiene su propio ritmo.
Por ejemplo, un cliente escribe un domingo con 6 fotos de una cocina y pregunta cuánto cuesta cambiarla. Además, el jefe de obra está subido a un andamio y no coge el teléfono. Un CRM a medida contesta al momento por WhatsApp Business, pide los metros y agenda la visita técnica con Google Calendar en 24 horas, sin que nadie deje la obra. Así, de 40 consultas al mes ninguna espera sin respuesta.
¿Qué necesita un CRM para empresas de reformas que otro programa no da?
Una empresa de reformas necesita un CRM que entienda la obra como un proceso con fases, no como una venta puntual. Un programa genérico guarda nombre y teléfono, pero no sabe en qué piso es la reforma, si hay ascensor o si la comunidad de vecinos pide permiso, según el tipo de obra.
En la práctica, hay datos que el equipo busca cada semana y suelen estar repartidos:
- Las fotos y los planos que el cliente envió desde WhatsApp Business.
- La dirección de la vivienda y los metros cuadrados que se reforman.
- Las partidas del presupuesto: demolición, fontanería, electricidad, alicatado y pintura.
- Los gremios asignados a cada fase y los días en que entran a trabajar.
Además, un cliente que lleva 3 semanas esperando respuesta a un presupuesto suele pedir otro a la competencia. Una ficha única evita que el presupuesto se quede en la carpeta de un compañero.
¿Qué campos y etapas tiene la ficha de una reforma?
La ficha de una reforma es un registro con los datos de la vivienda y del encargo: tipo de reforma (integral, baño, cocina o suelos), estado actual, metros, presupuesto máximo que maneja el cliente y si hay que pedir licencia de obra. Con esos campos, el equipo filtra en segundos los 30 clientes con reforma integral abierta o los que llevan 3 meses sin respuesta.
Las etapas del embudo reflejan el oficio: consulta, visita técnica, presupuesto enviado, presupuesto aceptado, obra en curso y obra entregada. Entre medias se pueden añadir hitos de cobro, como la entrega a cuenta al empezar o el pago final al terminar.
Por ejemplo, la ficha guarda 1) el motivo por el que un cliente aceptó, 2) el motivo por el que otro se fue a otra empresa y 3) las notas de cada visita. Además, las citas de obra aparecen por colores y se agendan con Google Calendar.
¿Cómo se hace el seguimiento de presupuestos y visitas de obra?
El seguimiento de presupuestos es un aviso que sale de la ficha cuando un presupuesto enviado lleva días sin respuesta. El sistema 1) detecta el presupuesto parado, 2) escribe al cliente por WhatsApp y 3) avisa al comercial si el cliente contesta. Nadie tiene que acordarse de llamar el jueves.
Imagina que tu empresa envía 25 presupuestos al mes y la mitad se queda sin respuesta. A los 3 días, el sistema pregunta si el cliente quiere ajustar alguna partida. Pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, WhatsApp solo permite escribir con plantillas aprobadas por Meta, y el sistema las usa mediante la API oficial.
Además, se pueden construir avisos de revisión tras la entrega, como una visita a los 30 días para repasar remates. Lo viable se ve en la videollamada, según cómo trabajes hoy.
¿Qué hace la IA cuando entra un lead de reformas por Facebook o Instagram?
La IA es un asistente que escribe y llama al lead en menos de un minuto. Un lead es alguien que ha pedido información. Cuando entra un formulario de Facebook o Instagram sobre un baño, el asistente pregunta 1) los metros, 2) la fecha deseada y 3) si hay fotos, y propone hueco para la visita técnica.
El asistente funciona con el número de WhatsApp de siempre, mediante la coexistencia: tu app de WhatsApp Business sigue activa y el equipo entra en cualquier conversación. Según el estudio de MIT e InsideSales.com de 2007, llamar en los primeros 5 minutos, frente a hacerlo a los 30, multiplica por 21 la probabilidad de cualificar un lead.
Por ejemplo, un lead que entra a las 21:00 recibe respuesta esa noche y cita para el martes en Google Calendar. Además, el CRM envía a Meta lo que ocurre en la ficha, como lead cualificado o cita, para que los anuncios aprendan a buscar mejores clientes.
¿Qué se construye a medida y con qué programas se conecta?
Un CRM personalizado para reformas se construye según el caso con piezas que ningún programa estándar trae. Primero, los campos de vivienda y las fases de obra de tu empresa. Además, presupuestos por partidas y facturas en un clic desde la ficha, y la conexión con el programa de facturación que ya uses.
- Permisos por rol: el comercial ve los presupuestos y el jefe de obra ve las visitas de sus obras activas.
- Documentos y firma del presupuesto aceptado, con el archivo guardado en la ficha.
- Un portal para que el cliente consulte el estado de su obra desde el móvil.
- Avisos de revisión y un informe de cuántos presupuestos se aceptan en 30 días.
Los datos están en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor. Importa porque la ficha guarda la dirección y las fotos del interior de las viviendas, por ejemplo.
¿Cómo se empieza a construir el CRM de tu empresa de reformas?
Se empieza rellenando el formulario de contacto y haciendo una videollamada de 45 minutos, sin compromiso. En ella te enseñamos un sistema funcionando con un caso parecido al tuyo: una visita técnica agendada, un presupuesto en seguimiento y el panel de métricas. Después te pasamos una propuesta cerrada.
Antes de la llamada conviene reunir 1) cuántas consultas de reforma recibes al mes, 2) por qué canales llegan, como Instagram o el teléfono, y 3) qué fase te hace perder más horas. Con eso, la propuesta se ajusta a tu empresa y no a una plantilla.
Si trabajas con obra nueva o con promotores, mira también el CRM para constructoras y la guía de qué es un CRM a medida. Cuando quieras verlo con tus presupuestos delante, pide la videollamada de 45 minutos sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Puede el CRM leer las fotos que envía el cliente por WhatsApp?
El CRM guarda las fotos y los vídeos que el cliente envía desde WhatsApp Business en su ficha, junto a la conversación. El equipo las ve al preparar la visita, sin buscar entre 200 mensajes del móvil de un compañero. La IA puede pedir fotos concretas, como la pared del baño o el cuadro eléctrico, según el tipo de reforma. Con Meta como proveedor de la API oficial, cada archivo llega a la ficha correcta del cliente.
Por ejemplo, si el cliente manda 8 fotos de una cocina, el asistente pregunta los metros y si quiere mover la toma de agua. Además, el comercial recibe un resumen con 1) tipo de reforma, 2) fecha deseada y 3) dudas pendientes. Por último, el equipo decide si hace falta visita técnica antes de dar un precio orientativo.
¿Cómo se evita perder presupuestos cuando el equipo está en obra?
Los presupuestos se pierden cuando nadie los recuerda. El CRM avisa del presupuesto sin respuesta, escribe al cliente con una plantilla aprobada por Meta y deja la tarea en la ficha del comercial. En la práctica, el equipo puede estar 8 horas en una vivienda y el seguimiento sigue funcionando por su cuenta, según las reglas que tú definas.
Además, el agente de llamadas con voz natural puede llamar al cliente que no contesta y se presenta como asistente virtual. Por ejemplo, el lunes por la mañana llama a los 5 presupuestos de la semana anterior, y 1) deja la llamada transcrita, 2) marca el motivo del cliente y 3) reintenta si salta el buzón. Por último, en España se puede llamar a quien ha dado su consentimiento o ha pedido información, según la Ley 11/2022 General de Telecomunicaciones.
¿Se puede conectar con el programa de presupuestos que ya uso?
Se puede conectar, según el caso. La conexión con el programa de presupuestos o de facturación que ya usa la empresa se estudia en la videollamada de 45 minutos y se decide con una propuesta cerrada. Lo habitual es que la ficha envíe o reciba datos como el cliente, las partidas y el estado de cobro, sin escribirlos dos veces. Con 20 presupuestos al mes, el ahorro se nota pronto.
Por ejemplo, un presupuesto aceptado en el CRM puede pasar al programa de facturación con el importe de la entrega a cuenta. Además, la cartera actual se puede importar desde Excel, con 300 clientes o con 3.000. Primero se limpian los duplicados y se asignan las etapas. Además, 1) se revisa una muestra de 50 fichas y 2) se corrigen los campos. Por último, se prueba con tu equipo.