Un CRM para academias es un programa que guarda en una ficha a cada alumno y a la persona que decide la matrícula, con sus consultas, su nivel, su grupo y sus pagos. Sirve para contestar a las familias a tiempo, llenar los grupos y detectar una baja antes de que ocurra.
Una academia vende plazas en grupos con horario, nivel y aforo. Un programa genérico trata cada contacto como una venta suelta y no sabe que el grupo de los martes tiene 2 plazas libres. Un CRM a medida conoce los grupos, y por eso puede proponer el más adecuado a cada consulta.
Imagina una academia de refuerzo con 12 grupos que recibe 150 consultas entre agosto y octubre a través de WhatsApp Business, teléfono, Instagram y formulario. Aquí repasamos primero qué necesita, además cómo es su ficha y, por último, qué se construye a medida.
¿Qué necesita una academia de un CRM?
Lo primero que necesita una academia es separar a quien estudia de quien decide. Por ejemplo, en una academia de refuerzo escribe la madre o el padre de un alumno de 13 años, y la ficha debe guardar a los dos: uno como alumno y otro como contacto responsable.
Además, necesita trabajar por temporadas. Entre septiembre y octubre llegan más consultas que en todo el resto del curso, hasta 40 consultas a la semana, y muchas entran por la noche, cuando la familia ya ha terminado la jornada y compara 3 academias a la vez.
Por último, necesita conocer el estado real de cada grupo: plazas libres, nivel, horario, profesor y lista de espera. Con esa información, la recepción propone un grupo con hueco desde Google Calendar sin abrir una hoja de cálculo ni preguntar a un compañero.
¿Cómo es un CRM para academias hecho a medida?
Un CRM para academias hecho a medida es el que habla el idioma de tu academia: grupos, niveles, matrículas y bajas. La ficha del alumno lleva edad, curso o nivel, asignaturas, colegio de origen, objetivo (aprobar, mejorar, preparar un examen), horario preferido y datos de la familia.
Las etapas del embudo tienen nombres propios. En la práctica, suelen ser estas:
- Consulta recibida.
- Prueba de nivel agendada.
- Grupo propuesto a la familia.
- Matrícula pendiente de pago.
- Matriculado y, por último, baja con su motivo.
Además, la ficha guarda por qué dijo no una familia: horario, precio, distancia o fecha de inicio. Tras 40 consultas sin matrícula, la dirección ve el motivo más repetido y decide si abrir un grupo nuevo. Los avisos de cada etapa salen con WhatsApp Business, y la secretaría los puede revisar antes de enviarlos a la familia.
¿Cómo se atiende a las familias en septiembre sin perder matrículas?
Se atiende a las familias en septiembre contestando a cada consulta en minutos, no en días. Según Harvard Business Review (2011), una empresa tardaba de media 42 horas en contestar a un lead de internet, es decir, a alguien que había pedido información. Una familia que compara academias suele quedarse con la primera que le da un horario concreto.
El estudio Lead Response Management (MIT e InsideSales.com, 2007) concluyó que cualificar un contacto es 21 veces más probable si se le llama en los primeros 5 minutos que si se espera 30. En una academia, el pico llega a las 21:00, con la secretaría cerrada.
En la práctica, la IA contesta mediante WhatsApp Business en el número de siempre, pregunta edad, nivel y horario, y propone una prueba de nivel con Google Calendar. La secretaría recibe la ficha lista por la mañana.
¿Qué avisos evitan bajas y grupos a medio llenar?
Los avisos que evitan bajas son los que se adelantan al problema. Por ejemplo, un alumno que falta a 3 clases seguidas genera un aviso a la persona que lo tutoriza, y el sistema propone un mensaje a la familia con la hora de recuperación.
Primero se controlan las renovaciones, además los recibos devueltos y, por último, las listas de espera. En junio, el sistema escribe desde WhatsApp Business a las familias de cada grupo para reservar plaza del curso siguiente, con un plazo de 15 días antes de abrirla a nuevos alumnos.
Para los grupos a medio llenar, la ficha avisa cuando falta 1 plaza para el mínimo y busca en la lista de espera a quien encaje por nivel y horario. Solo se escribe a quien dio su consentimiento o pidió información.
¿Qué se puede construir a medida en un CRM para academias?
Lo que se construye a medida en una academia es lo que pide tu forma de trabajar, según el caso. Estas son las piezas habituales:
- Grupos con aforo, horario, profesor y lista de espera.
- Pruebas de nivel con resultado guardado en la ficha.
- Avisos de renovación, por ejemplo 30 días antes de acabar el curso.
- Informes de matrículas por mes, por asignatura y por canal.
También se puede conectar con el programa de gestión académica o de cobros que uses, y con Outlook o Gmail para el correo con las familias. Los leads de anuncios de Facebook e Instagram entran solos y se envía a Meta cada matrícula, para que los anuncios busquen familias parecidas. Lo viable se ve en la videollamada. Si quieres ver las partidas, mira cuánto cuesta un CRM a medida.
¿Cómo se empieza?
El proceso es sencillo: rellenas el formulario de contacto. Te ofrecemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con un caso como el tuyo: una familia que escribe por WhatsApp Business, su ficha, la prueba de nivel agendada con Google Calendar y la matrícula. Después te pasamos una propuesta cerrada.
Antes de la llamada conviene reunir tres datos: cuántas consultas recibes en septiembre, por ejemplo 150, cuántos grupos tienes y cómo llevas hoy las matrículas y los recibos. Con ellos, la propuesta se ajusta a tus 12 grupos y a tu calendario, no a una plantilla de ventas.
Si aún comparas opciones, CRM a medida o estándar explica cuándo compensa cada una, y en sectores tienes más ejemplos. Pide tu videollamada sin compromiso en el formulario de contacto.
Preguntas frecuentes
¿Puede llevar grupos, horarios y listas de espera?
Sí, es posible y es una de las piezas más útiles para una academia. Cada grupo es una ficha con nivel, horario, aula, profesor, aforo y alumnos inscritos. Primero se define cómo se llenan: por orden de consulta o por nivel. Además, se decide qué pasa cuando un grupo se completa y la familia pasa a la lista de espera.
Por ejemplo, si un alumno se da de baja de un grupo, el sistema avisa mediante WhatsApp Business a la primera familia en lista de espera, que tiene 48 horas para confirmar. Por último, la dirección ve en un panel cuántas plazas libres hay en cada franja, y puede abrir un grupo nuevo cuando tres familias piden el mismo horario. Los grupos se ven por colores en una agenda semanal, y cada profesor consulta solo los suyos.
¿Sirve igual para una academia de oposiciones que para una de idiomas?
Sí, sirve para ambas, pero la ficha no es la misma. La respuesta es que cada tipo de academia tiene su propio ciclo. En una de oposiciones importan la convocatoria, el temario y el avance; en una de idiomas, el nivel, el examen oficial al que se presenta el alumno y el trimestre de inicio.
Primero se definen los campos de tu academia. Además, se ajustan las etapas y los avisos: una convocatoria que se acerca no se trata igual que una renovación de trimestre. En la práctica, el sistema avisa a los 20 alumnos que aún no han enviado la documentación, y la secretaría ve quién falta desde Google Calendar. Si la academia tiene los dos tipos de curso, se llevan en el mismo sistema con embudos distintos.
¿Cómo se tratan los datos de alumnos menores de edad?
El tratamiento de datos de menores es una tarea que pide más cuidado, y el sistema se construye pensando en eso. Según el RGPD, solo se deben recoger los datos necesarios, y en menores hace falta la autorización de quien ejerce la patria potestad. Por eso la ficha guarda quién autorizó, para qué y desde qué fecha.
Los servidores están en la Unión Europea, las copias diarias van cifradas y el acceso lleva doble factor. Además, los permisos por rol limitan lo que ve cada persona. Por ejemplo, la recepción ve contactos y horarios, y el profesor solo ve a los alumnos de sus 2 grupos. Por último, la academia decide cuánto tiempo conserva los datos de quienes se dan de baja. Los avisos a las familias se envían mediante WhatsApp Business y guardan la fecha de la autorización.