Un CRM para colegios es un programa que sigue a cada familia interesada desde la primera consulta hasta la matrícula, y después mantiene la comunicación durante toda la etapa escolar. La unidad de trabajo no es un contacto suelto, sino una familia con uno o varios hijos en cursos distintos.
Por ejemplo, un colegio recibe 120 consultas entre enero y marzo, cuando se abre el plazo de admisión. Llegan desde el formulario web, desde Instagram y por teléfono, y la secretaría contesta entre trámites durante 6 horas al día. Un mensaje de WhatsApp Business sin respuesta en 2 días suele perderse. Primero veremos cómo se ordenan las admisiones; además, cómo se habla con las familias y, por último, cómo se plantea un CRM a medida para tu colegio, sin cambiar la forma de trabajar de la secretaría.
¿Qué necesita un CRM para colegios que no da uno genérico?
Un CRM para colegios necesita una ficha de familia, que es el registro que agrupa a tutores, hijos, cursos y hermanos. Un CRM genérico trata a cada persona por separado. Un colegio necesita saber que dos hermanos comparten un mismo domicilio y una misma persona que paga.
Primero, la ficha guarda, con 2 teléfonos como mínimo, a los tutores legales, sus teléfonos y la forma preferida de contacto. Además, cada hijo lleva su curso, su etapa y su fecha de incorporación. Por último, la ficha anota el origen de la familia, porque conocer si llegó por un antiguo alumno o por Instagram orienta dónde mostrarse.
- Tutores con permisos distintos para recoger y firmar.
- Hijo, etapa y curso al que aspira.
- Hermanos ya matriculados.
En la práctica, la secretaria abre una ficha y ve en 5 segundos que la familia tiene 2 hijos, uno ya en 3.º de Primaria, desde Google Calendar o desde el correo.
¿Cómo se gestionan las admisiones, de la visita a la matrícula?
Una admisión es un proceso con etapas que recogen cada paso de la familia: consulta recibida, visita agendada, visita realizada, solicitud presentada, documentación completa y matrícula formalizada. Cada etapa tiene un responsable y una fecha, y nadie se queda atrás sin que se note.
Por ejemplo, una familia pide información desde Instagram a las 22:30 para Infantil de 3 años. La ficha anota la fecha de nacimiento del niño y el curso al que aspira. Además, el sistema propone una visita en Google Calendar para una jornada de puertas abiertas y avisa a dirección.
- Documentación pendiente, con fecha límite de cada papel.
- Recordatorio a la familia 7 días antes del plazo, y otro a las 48 horas.
Con 40 solicitudes abiertas a la vez, el sistema muestra quién tiene el expediente incompleto y a quién hay que escribir esta semana.
¿Cómo se comunica el colegio con las familias?
La comunicación con las familias es el conjunto de avisos, circulares y recordatorios que el colegio envía durante el curso. Un CRM la ordena por grupos, como curso, etapa, ruta de transporte o actividad extraescolar, para que cada familia reciba solo lo que le afecta.
Primero, el aviso sale desde WhatsApp Business con el número de siempre del colegio. Además, pasadas 24 horas desde el último mensaje de la familia, WhatsApp solo permite escribir con plantillas aprobadas por Meta, y el sistema las usa para los avisos de excursiones o reuniones. Por último, cada respuesta queda en la ficha de la familia.
- Grupos por curso, etapa, ruta o actividad.
- Plantillas aprobadas para avisos fuera de las 24 horas.
En la práctica, una excursión de 2.º de ESO genera un aviso a 60 familias y 45 autorizaciones recogidas antes del jueves. El tutor ve quién no ha contestado y reenvía solo a esas familias, sin repasar listas a mano.
¿Qué puede hacer la IA en un colegio?
La IA de un colegio es una asistente virtual que contesta a las familias que piden información, resuelve dudas sobre horarios y calendario de admisión, y agenda visitas. Trabaja con la API oficial de WhatsApp Business y con el número de siempre. Se presenta como IA desde el primer mensaje.
Por ejemplo, una familia escribe un sábado a las 11:00 para saber cuándo es la próxima jornada de puertas abiertas y qué documentación se pide. La asistente responde en menos de 2 minutos, desde WhatsApp Business y con la información que el colegio ha definido. Ofrece 3 citas de visita y deja la elegida en Google Calendar.
- Dudas sobre horarios y documentación.
- Visita agendada con la familia.
La asistente no decide admisiones, no da plaza ni comenta la situación de ningún alumno. Si la consulta es delicada, como un problema de convivencia, avisa a una persona del equipo con el resumen. Además, puede llamar a quien deja sus datos en un formulario de Meta.
¿Qué se puede construir a medida para un colegio?
A medida se puede construir lo que tu colegio hace distinto, según el caso. Lo habitual es empezar por la ficha de familia y el embudo de admisiones, y conectar después con la plataforma de gestión escolar que ya usas, para no duplicar datos de alumnos.
Por ejemplo, se pueden crear reservas de plaza con documentación y firma de autorizaciones, listas de espera por curso, avisos por ruta de transporte o por comedor, permisos por rol para que dirección vea todo y la secretaría solo lo necesario, y un informe de admisiones por curso. También se puede preparar un aviso 60 días antes de cada plazo para 3 etapas distintas.
- Reserva de plaza y documentos firmados.
- Lista de espera por curso.
- Informe de admisiones por origen de la familia.
Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y doble factor. Lo viable se ve en la videollamada.
¿Cómo se empieza con un CRM personalizado para tu colegio?
Se empieza con el formulario de contacto. Te proponemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con un caso parecido al tuyo. Después recibes una propuesta cerrada con lo que se construye y cómo se conecta con tu plataforma actual.
Antes de la llamada, ayuda tener a mano tres datos: cuántas consultas recibes en la temporada de admisión, cuántas personas atienden la secretaría y qué programa usas hoy para los alumnos. Con esos datos, la videollamada trabaja con tu colegio desde el primer minuto, y no con una demostración genérica. Un colegio con 600 alumnos y 120 consultas al año ya tiene material de sobra.
Para comparar, te servirá el artículo de CRM para academias, que comparte el ritmo de matrículas por curso, y la guía de qué es un CRM a medida. Cuando quieras verlo con tus datos, pide la videollamada.
Preguntas frecuentes
¿Qué cuidado piden los datos de menores en un CRM escolar?
Los datos de menores son datos personales que el RGPD obliga a tratar con especial cuidado, y los de salud, como una alergia, son una categoría especial según su artículo 9. En un CRM escolar, la regla práctica es guardar solo lo necesario y limitar quién lo ve.
Por ejemplo, la secretaría ve el curso y el teléfono del tutor, y solo la enfermería ve las alergias. Primero se decide qué datos se guardan; además, se asignan permisos por rol; por último, se revisa el conjunto con el delegado de protección de datos del colegio y con la AEPD como referencia. Las copias son diarias y cifradas.
- Permisos por rol.
- Doble factor de acceso, con revisión cada 12 meses.
- Registro de 30 días con quién vio cada ficha.
¿Puede el CRM llevar las listas de espera de plazas por curso?
Una lista de espera de plazas es el orden de las familias que desean entrar en un curso cuando está completo, y el CRM la lleva a medida según los criterios que tu colegio aplique. El sistema ordena, y la decisión de admisión sigue siendo tuya.
Por ejemplo, 1.º de Primaria tiene 25 plazas y 8 familias en espera. Si una plaza queda libre, el sistema avisa a dirección con la lista ordenada y prepara el mensaje para la familia. Además, cada cambio queda registrado con fecha. Por último, las familias que no obtienen plaza reciben una respuesta con un aviso de WhatsApp Business.
- Plazas por curso.
- Orden y criterios definidos por el colegio, con 2 listas por etapa.
- Respuesta a cada familia en menos de 24 horas.
¿Se puede conectar con la plataforma de gestión escolar que ya usamos?
Una conexión con la plataforma de gestión escolar es un enlace que evita teclear dos veces los datos del alumno, y se puede construir según el caso. Depende de lo que permita esa plataforma, y se comprueba en la videollamada antes de proponer nada.
Por ejemplo, cuando una familia formaliza la matrícula, sus datos pasan al programa de gestión sin repetir 15 campos. Primero se define qué datos viajan; además, en qué sentido; por último, cada cuánto tiempo se sincronizan. Con Excel se puede empezar a cargar el histórico de los últimos 3 cursos, aunque a partir de 200 alumnos conviene conectar los dos sistemas.
- Alta del alumno tras la matrícula.
- Datos de contacto actualizados cada noche, para 600 alumnos o más.
- Aviso a secretaría con Google Calendar.