Un CRM para empresas de transporte es un programa que recoge cada solicitud de presupuesto, la asocia al cliente y a la ruta, y sigue el servicio hasta la factura, con los vencimientos de la flota a la vista. Un CRM genérico no sabe qué es un origen, un destino, una carga o un albarán.
Por ejemplo, una empresa con 12 camiones recibe 15 peticiones de precio a la semana. Llegan por teléfono, por correo y desde WhatsApp Business. El tráfico contesta entre llamadas con los conductores. Una petición de las 19:00 espera 14 horas hasta la mañana siguiente y 2 clientes se van a otro transportista. Primero veremos cómo se ordenan las solicitudes; además, cómo se vigila la flota y, por último, cómo se plantea un CRM a medida para tu empresa de transporte.
¿Qué necesita un CRM para empresas de transporte que no da uno genérico?
Un CRM para empresas de transporte necesita una ficha de cliente de carga, que es el registro que une a quien contrata con sus rutas, sus mercancías y sus condiciones. Un CRM genérico solo guarda contactos. Una empresa de transporte necesita saber qué lleva cada cliente, adónde y con qué frecuencia.
Primero, la ficha guarda las rutas habituales, el tipo de mercancía y el vehículo que suele necesitar. Además, anota si la carga es paletizada, a granel o refrigerada, porque cambia el camión y el precio. Por último, registra los contactos de almacén y de facturación, que casi nunca son la misma persona.
- Rutas habituales con origen y destino.
- Tipo de mercancía y vehículo necesario.
- Contacto de almacén y contacto de pagos.
En la práctica, el tráfico abre la ficha en 5 segundos y ve que un cliente envía 3 camiones por semana a la misma ciudad, con 12 palés de media.
¿Cómo se gestionan las solicitudes de presupuesto por ruta?
Una solicitud de presupuesto es una petición de precio para llevar una carga de un punto a otro, y un CRM la recoge con los datos justos para cotizar. Las etapas son solicitud recibida, datos completos, presupuesto enviado, aceptado, servicio realizado y facturado, cada una con su responsable.
Por ejemplo, un cliente escribe desde WhatsApp Business un viernes a las 18:30 con una carga de 12 palés para el lunes. La ficha anota origen, destino, peso, fecha y si hay muelle de descarga. Además, el sistema avisa al tráfico y deja el presupuesto en la lista de pendientes.
- Origen, destino y fecha de carga.
- Peso, volumen y tipo de mercancía.
- Presupuesto enviado y respuesta del cliente.
Con 20 presupuestos abiertos, ves cuáles llevan 2 días sin respuesta y a quién hay que escribir hoy, sin buscar en el correo.
¿Cómo se controlan los vencimientos de la flota y de los conductores?
El control de vencimientos es el calendario de fechas que mantiene la flota y los conductores en regla: ITV, seguros, revisiones, carnés y tarjetas de conductor. Un CRM a medida los guarda en la ficha de cada vehículo y de cada conductor, y avisa a quien corresponde con tiempo.
Primero, cada camión tiene su ficha con matrícula, fecha de ITV, seguro y revisión. Además, el sistema envía un aviso 60 días antes y otro 15 días antes, por correo o por WhatsApp Business. Por último, deja constancia de quién lo gestionó y cuándo, con Excel como origen si hace falta importar el histórico de 50 vehículos.
- ITV y seguro de cada vehículo.
- Carné y formación de cada conductor.
- Revisiones de mantenimiento.
En la práctica, un camión con la ITV caducada se detecta un lunes y no con el vehículo ya en carretera.
¿Qué puede hacer la IA en una empresa de transporte?
La IA de una empresa de transporte es una asistente virtual que atiende las peticiones de presupuesto a cualquier hora, recoge los datos de la carga y los deja en la ficha. Trabaja con la API oficial de WhatsApp Business y con el número de siempre de la empresa, y el equipo puede entrar en cualquier conversación.
En la práctica, un cliente escribe a las 21:00 con una carga urgente. La asistente pregunta origen, destino, peso, fecha y tipo de mercancía, y avisa al tráfico en menos de 2 minutos. Después, el tráfico revisa los datos desde Google Calendar y decide el precio.
- Origen y destino de la carga.
- Peso, fecha y tipo de mercancía.
La asistente no cierra precios ni compromete camiones, porque esa decisión depende de la flota disponible. Además, puede llamar a quien deja sus datos en un formulario de Meta, detectar un buzón de voz y reintentar. La llamada queda transcrita en la ficha.
¿Qué se puede construir a medida para una empresa de transporte?
A medida se puede construir lo que tu empresa hace distinto, según el caso. Lo habitual es empezar por la ficha de cliente de carga y la de flota, y conectar después con el programa de rutas, de flota o de facturación que ya usas, para no teclear cada servicio 2 veces.
Por ejemplo, se pueden crear un registro de incidencias por envío, un portal donde el cliente consulta sus albaranes, tarifas por ruta y cliente, permisos por rol para que el conductor vea solo sus servicios y un informe mensual de servicios por cliente y ruta. También se puede preparar un aviso cuando un cliente habitual deja de pedir durante 30 días.
- Incidencias y reclamaciones por envío.
- Portal de albaranes para el cliente.
- Informe de servicios por ruta.
Los servidores están en la Unión Europea, con copias diarias cifradas y doble factor.
¿Cómo se empieza con un CRM personalizado para tu empresa de transporte?
Se empieza con el formulario de contacto. Te proponemos una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, en la que te enseñamos el sistema funcionando con un caso parecido al tuyo. Después recibes una propuesta cerrada con lo que se construye y cómo se conecta con tu programa actual. La cita queda en Google Calendar con un recordatorio por WhatsApp Business 24 horas antes.
Antes de la llamada, ayuda tener a mano tres datos: cuántas peticiones de precio recibes a la semana, cuántos vehículos y conductores gestionas y qué programa usas hoy para las rutas. Con esos datos, la videollamada trabaja con tu empresa desde el primer minuto, sin una demostración genérica. Por ejemplo, una flota de 12 camiones y 15 peticiones semanales ya da material de sobra.
Si quieres comparar, te servirá el artículo de CRM para concesionarios, también del sector del motor, y la guía de qué es un CRM a medida. Cuando quieras verlo con tus rutas, pide la videollamada.
Preguntas frecuentes
¿Puede el CRM avisar al cliente del estado de su envío?
Un aviso de estado es un mensaje al cliente que informa de un hito del servicio, como carga recogida o entrega realizada, y se puede construir según el caso. Depende de qué dato te dé el programa de rutas o el conductor, y se comprueba en la videollamada.
Por ejemplo, cuando el conductor marca la entrega, el sistema envía un WhatsApp Business con plantilla aprobada por Meta, porque pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente WhatsApp solo permite plantillas. Primero se definen los hitos; además, el texto de cada aviso; por último, quién recibe cada mensaje. Con Excel se puede empezar a registrar los hitos de 20 envíos al mes.
- Carga recogida.
- Entrega realizada, con 1 aviso por servicio.
¿Cómo se registran las incidencias y las reclamaciones de un envío?
Una incidencia es un problema de un servicio, como un retraso, un daño o un albarán sin firmar, y el CRM la registra en la ficha del envío y del cliente. Cada incidencia lleva fecha, responsable, estado y resolución, y se puede consultar después de 12 meses.
Por ejemplo, un cliente avisa por WhatsApp Business de que 2 palés llegaron dañados. Primero se abre la incidencia con las fotos; además, se asigna a una persona; por último, se cierra con la solución acordada. Con 3 meses de incidencias ves en qué ruta o con qué mercancía se repiten, y decides qué cambiar con datos.
- Fotos y albarán adjuntos desde WhatsApp Business.
- Responsable y fecha de cierre, con aviso al cliente en menos de 24 horas.
- Resumen mensual de incidencias por ruta.
¿Se adapta un CRM a una flota de 5 camiones?
Una flota pequeña es un caso en el que el CRM se construye con pocos campos y automatismos que ahorren las tareas repetidas. Con 5 camiones, el mismo tráfico contesta, factura y vigila vencimientos, justo el trabajo que un sistema simplifica en las tardes.
Por ejemplo, las peticiones de precio llegan a la ficha desde WhatsApp Business sin copiarlas a mano, y los avisos de ITV salen solos 60 días antes. Primero se monta lo que más tiempo quita; además, se añade el control de la flota; por último, el portal del cliente, si hace falta. Una flota así puede empezar con Excel, aunque con 30 peticiones al mes la hoja se queda corta.
- Pocos campos bien elegidos.
- Avisos de vencimientos automáticos.