Un CRM para talleres mecánicos es un programa que guarda cada vehículo con su matrícula, sus kilómetros y su historial de reparaciones, y que avisa al dueño cuando toca la revisión o la ITV. Un CRM genérico solo ve a una persona. Un taller trabaja con coches, y un cliente suele tener 2 o 3, cada uno con su propio calendario de mantenimiento.
Por ejemplo, un cliente escribe a las 20:30 con una foto del cuadro de mandos encendido y pregunta si puede pasar mañana. Además, el mecánico está bajo un coche y no coge el teléfono durante 2 horas. Un CRM a medida contesta al momento desde WhatsApp Business, pide la matrícula y los síntomas, y agenda la cita de diagnóstico con Google Calendar. Así, de 40 consultas al mes, ninguna espera hasta el día siguiente: se atienden 1) en minutos y 2) con los datos del coche.
¿Qué necesita un CRM para talleres mecánicos que otro programa no da?
Un CRM para talleres mecánicos es un sistema que gira alrededor del vehículo, no solo de la persona. Un programa genérico no sabe que una furgoneta de reparto necesita revisión cada pocos meses ni que el mismo cliente trae a la vez el coche de la familia y el de la empresa, según el uso de cada uno. Una furgoneta puede necesitar revisión cada 6 meses y un turismo cada 12.
En la práctica, hay datos que el equipo busca cada día y suelen estar en papeles o en el móvil:
- La matrícula, la marca, el modelo y los kilómetros de cada vehículo.
- La fecha de la última revisión y la de la próxima ITV.
- El presupuesto y si el cliente lo ha aprobado.
- Los recambios pedidos y los que aún no han llegado.
Además, un cliente que llama 3 veces para preguntar si su coche está listo interrumpe el trabajo del taller. La ficha con el estado visible evita esas llamadas.
¿Qué campos y etapas tiene la ficha de un vehículo en un taller?
La ficha de un vehículo es un registro con los datos propios del taller: matrícula, bastidor, kilómetros, fecha de la ITV, última revisión, aseguradora y propietario. Con esos campos, el equipo filtra en segundos los 40 vehículos que cumplen la revisión anual en los próximos 2 meses.
Las etapas del embudo reflejan el recorrido del coche por el taller: consulta, cita de diagnóstico, presupuesto enviado, presupuesto aprobado, en reparación, listo para recoger y entregado. Para las reparaciones en garantía se añade una etapa propia, con su propia fecha límite de 15 días para avisar al cliente.
Por ejemplo, la ficha guarda 1) el motivo por el que el cliente aprobó o rechazó el presupuesto, 2) las notas del mecánico y 3) cuándo toca volver a contactarle. Además, las citas aparecen por colores según el elevador y se agendan con Google Calendar.
¿Cómo se avisa de revisiones, ITV y presupuestos pendientes?
Un aviso de revisión es un mensaje que sale de la ficha cuando se acerca la fecha de mantenimiento del vehículo. El sistema 1) calcula los días que quedan y 2) escribe al dueño por WhatsApp. El taller recupera clientes que, de otro modo, se irían a otro sin que nadie se enterase, según el calendario de cada coche.
Imagina que el taller tiene 300 vehículos en cartera. A los 30 días de la revisión, el sistema escribe a cada dueño. WhatsApp solo deja escribir con plantillas aprobadas por Meta cuando han pasado 24 horas del último mensaje del cliente, y el sistema las envía por la API oficial.
Además, el presupuesto enviado y sin respuesta genera un aviso a los 2 días, y el cliente puede aprobarlo desde WhatsApp Business con una sola respuesta. Lo viable se ve en la videollamada, según cómo trabajes hoy.
¿Qué hace la IA cuando un cliente escribe con una avería a deshoras?
La IA es un asistente que responde en el momento, de día o de noche, desde el número de siempre del taller. Un cliente escribe a las 22:00 porque el coche no arranca, y el asistente pregunta 1) la matrícula, 2) los síntomas y 3) dónde está el vehículo, y propone una cita. El equipo puede entrar en cualquier conversación.
La IA no diagnostica ni promete plazos de reparación. Con la coexistencia, el taller mantiene su app de WhatsApp Business mientras el asistente contesta por la API oficial. La normativa europea de IA pide transparencia, así que el cliente sabe que habla con un asistente.
Por ejemplo, el agente de llamadas con voz natural llama a quien dejó el coche hace 5 días y no ha aprobado el presupuesto. El estudio de MIT e InsideSales.com de 2007 comparó atender a un lead a los 5 minutos con hacerlo a los 30, y la probabilidad de cualificarlo se multiplicaba por 21.
¿Qué se construye a medida y con qué programas se conecta?
Un CRM personalizado para un taller se construye según el caso con piezas que un programa estándar no trae. Primero, los campos de vehículo y las etapas de reparación, por ejemplo. Además, presupuestos y facturas en un clic desde la ficha, y la conexión con el programa de gestión de taller que ya uses.
- Permisos por rol: la recepción ve la agenda y los presupuestos, y el jefe de taller ve los coches de sus 4 elevadores.
- Un portal para que el cliente consulte el estado de su coche desde el móvil.
- Importación de la cartera desde Excel, con 500 vehículos o con 5.000.
- Un panel con las consultas recibidas, los presupuestos aprobados y los clientes que regresan en 12 meses.
Los datos están en servidores de la Unión Europea, con copias diarias cifradas y acceso con doble factor.
¿Cómo se empieza a construir el CRM de tu taller?
Un CRM a medida es un proyecto cerrado. Empieza con el formulario de contacto y una videollamada de 45 minutos, sin compromiso, donde te enseñamos el sistema funcionando con un caso parecido al tuyo: una ficha de vehículo, un aviso de revisión por WhatsApp y el panel de métricas. Después te pasamos una propuesta cerrada.
Antes de la llamada conviene reunir 1) cuántos coches entran al mes, 2) con qué programa de taller trabajas y 3) qué te hace perder más horas en recepción. Con eso, la propuesta se ajusta a tu taller y no a una plantilla. Además, la videollamada se dedica a ver el sistema funcionando.
Si vendes además vehículos, lee el CRM para concesionarios. Para flotas, mira el CRM para alquiler de coches. Si quieres verlo con tus presupuestos delante, pide la videollamada de 45 minutos sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Puede el cliente aprobar el presupuesto desde WhatsApp?
El cliente puede aprobar el presupuesto con una respuesta por WhatsApp, y el CRM guarda el mensaje como constancia en la ficha. El mecánico no empieza a trabajar hasta ver la aprobación, y el cliente no tiene que acercarse al taller. Según el caso, el presupuesto se envía como documento o como enlace, y el cliente lo revisa en 2 minutos desde WhatsApp Business sin ir al taller.
Por ejemplo, un cliente recibe el presupuesto a las 10:00 y lo aprueba a las 10:15 desde el móvil. Además, la ficha registra 1) la fecha, 2) el importe aprobado y 3) las piezas incluidas. Por último, el sistema avisa a la recepción para que pida los recambios y reserve el elevador con Google Calendar. El cliente recibe otro mensaje cuando el coche está listo, sin llamar 3 veces.
¿Cómo se avisa de la ITV sin saturar a los clientes?
Los avisos se programan con reglas que fija el taller: cuántos días antes, por qué canal y a quién. Un cliente con 2 vehículos recibe un solo mensaje que agrupa ambas fechas, y no dos. Según el caso, el aviso de la ITV puede salir 30 días antes y el de la revisión 15 días antes del vencimiento.
Además, quien responde que ya la ha pasado queda marcado, y el sistema no vuelve a escribirle ese año. Por ejemplo, un cliente que contesta «ya lo hice» actualiza la fecha en la ficha. Por último, cada mensaje deja darse de baja, y el taller decide cuántos avisos como máximo recibe un cliente al año, por ejemplo 4. El panel del taller muestra 1) cuántos avisos salen, 2) cuántos se responden y 3) cuántas citas generan.
¿Compensa un CRM a medida para un taller pequeño?
Un CRM a medida merece la pena si tu manera de trabajar ya no cabe en una libreta o en el programa del taller. Con 5 coches al día y un solo mecánico, quizá aún no haga falta. Con 20 entradas diarias, varios elevadores y clientes que preguntan por WhatsApp Business, el desorden empieza a costar.
Por ejemplo, un presupuesto que nadie recuerda reclamar durante 1 semana, o 30 clientes que no vuelven desde hace 12 meses. Hay tres señales: 1) llamadas para preguntar si el coche está listo, 2) presupuestos sin respuesta y 3) revisiones olvidadas. Además, se puede empezar por una parte, como los avisos de revisión, y ampliar después según lo que necesite el equipo. La videollamada de 45 minutos, sin compromiso, sirve para saber si te encaja o si todavía no.